Arrangera ett evenemang
Här finns en beskrivning för hur du går till väga för att arrangera ett evenemang i Hjo och vad som är bra att tänka på gällande bokning av lokal eller anläggning, kontaktuppgifter, marknadsföring och tillstånd.
Datum
Det är viktigt att ta reda på när, var och hur andra evenemang äger rum i Hjo eller i närområdet. I Hjo kommuns evenemangskalender får du en överblick över de större evenemangen.
Hitta en plats för ditt evenemang
Hjo kommun tillhandahåller såväl större som mindre platser, både utomhus och inomhus. Läs mer om vilka bokningsbara ytor som finns här: Boka lokal och anläggning
Det finns flera bokningsbara lokaler och anläggningar i Hjo kommun. Läs mer här: Boka lokal och anläggning
Kontakt lokalbokning:
E-post: bokalokal@hjo.se
Publicering i Evenemangskalendern
För att ditt evenemang ska publiceras i evenemangskalendern på www.visithjo.se fyller du i ett evenemangsformulär.
Bilder som används i din marknadsföring
Alla bilder som används i VisitHjos kanaler ska vara godkända enligt GDPR (du ansvarar för att bilder som laddas upp är godkända). Exempelvis kräver GDPR att om du skickar bilder på personer ska personen i fråga ha godkänt bilden innan publicering. Är det barn med på bilden ska samtliga vårdnadshavare ha godkänt att bilden publiceras.
Mer info om GDPR hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida
Glöm inte att ange fotografens namn och kom ihåg att bilden helst ska vara i liggande format.
Frågor gällande bilder för publicering i evenemangskalendern, kontakta Visit Hjo:
E-post: visithjo@hjo.se
Telefon: 0503-352 55
Affischer
Affischering är möjlig på anslagstavlorna utanför Kulturkvarteret.
På sommaren hjälper Visit Hjo till med affischering i Hjo. Under perioden mitten av juni till mitten av augusti kan du som arrangör därför lämna in färdiga affischer och få hjälp med affischering.
Biljettförsäljning via Hjo kommuns turistinformation
Visit Hjo kan hjälpa till med försäljning av evenemangsbiljetter. Biljettförsäljning sker via den svenska leverantören Nortic. Biljetter säljs online, men möjlighet finns även att sälja över disk inne på Kulturkvarteret eller hos arrangören själv (via Nortics digitala plattform).
Mer information om Nortic.
Vid försäljning tillkommer provisionkostnader från Nortic (som bekostas av evenemangsarrangör).
För ytterligare information om biljettförsäljning, vänligen kontakta Visit Hjo:
E-post: visithjo@hjo.se
Telefon: 0503-352 55
Tillstånd till allmänna sammankomster, offentlig tillställning och offentlig plats söker du hos Polisen. Mer information och länk till ansökan
För att du ska få din ansökan prövad måste du betala en avgift. Avgiften gäller själva prövningen och tas därför ut oavsett om din ansökan beviljas eller ej.
Gör din ansökan i god tid, gärna tre veckor innan evenemanget ska äga rum, så att du hinner få ditt tillstånd i tid.
Polisens tillståndsenhet kontaktar även andra myndigheter, räddningstjänst och kommuner (för till exempel markupplåtelse) som eventuellt berörs av ansökan.
Beskriv evenemanget utförligt så att inga tidskrävande kompletteringar måste göras senare.
Vid större evenemang där trafiken påverkas av exempelvis behovet av extra parkeringsytor, avstängningar av gator och dylikt ska du samråda med Hjo kommuns Gata-parkenhet.
Kontakt:
E-post: kontaktcenter@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns Kontaktcenter)
Behov av extra toaletter
Sanitetsanläggningar är en mycket viktig del av ett evenemangs infrastruktur. Det är både en säkerhetsfråga och en bekvämlighet för besökarna. Det är ditt ansvar som arrangör att säkerställa att tillräckligt många toaletter finns tillgängliga i anslutning till evenemanget och självklart krävs även handikappanpassade toaletter.
Renhållning
Vid arrangemang som marknad, konsert, utställning mm upplåts Hjo kommuns allmänna platsmark till självkostnadspris.
Hjo kommun upplåter marken kostnadsfritt mot att arrangören ombesörjer iordningställande före och efter arrangemanget enligt överenskommelse. I de fall iordningställandet inte följer överenskommelsen debiteras arrangören ett timpris för kommunens nedlagda tid för iordningställande.
El
Behöver du el till ditt evenemang och saknar tillgång till nätanslutning vid evenemangsplatsen? Kontakta receptionen i Stadshuset angående el på Stora Torget. Kontakta Hjo energi angående el på övriga platser i Hjo.
Kontakt Receptionen i Stadshuset:
E-post: kommunen@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns kontaktcenter)
Kontakt Hjo energi:
E-post: kundtjanst@hjoenergi.se
Telefon: 0503-351 00
Notera att tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd.
Vatten
Behöver du temporärt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar, kontakta Hjo kommun:
E-post: kontaktcenter@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns kontaktcenter)
Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer Polisen automatiskt begära yttrande från Räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera.
Användande av brandfarlig vara vid evenemang
Enligt gällande föreskrifter ska användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till Räddningstjänsten Skaraborg. För användning av gasol krävs tillstånd.
Framkomlighet för räddningsfordon
Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller dylikt ska man se till att:
- Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter.
- Inhägnade områden för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll.
- Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar.
- Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in i kvarter där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon.
För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare.
Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS) Alkoholhandläggare:
E-post: tillstandsenheten@lidkoping.se
Telefon: 0510-77 00 00
Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst 1 månad innan evenemanget.
Att tänka på:
- Servering av spritdrycker tillåts ej.
- Sökande ska ha beviljats tillstånd för evenemanget från Polisen och markupplåtelse av markägaren.
- Miljösamverkans krav på livsmedelshantering ska vara uppfyllda.
- Lagad mat ska tillhandahållas.
- Säkerheten på serveringsområdet ska vara granskad av Räddningstjänst.
- Serveringen ska bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser ska vara tillräcklig och avgränsningarna ska vara tydliga.
- Ansvariga för serveringen ska vara lämpliga för uppgiften, det vill säga vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs.
- Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras.
- Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker ska samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde.
- Kassaapparat ska vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag.
Om du ska hantera och servera livsmedel i samband med ditt arrangemang krävs tillstånd från kommunens miljömyndighet, Miljösamverkan Östra Skaraborg (MÖS).
Ansökan om livsmedelstillstånd bör lämnas in minst en månad innan arrangemanget ska genomföras. Tag kontakt med Miljösamverkan Östra Skaraborg i god tid.
Kontakt MÖS:
E-post: info@miljoskaraborg.se
Telefon: 0500-41 83 87
Mer information hittar du på Miljösamverkan Östra Skaraborgs hemsida.
Hjo kommun
Kontaktcenter:
kontaktcenter@hjo.se, 0503-350 00
Räddningstjänsten Skaraborg
raddningstjansten@rtjskaraborg.se, 010-173 63 00
Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS)
tillstandsenheten@lidkoping.se, 0510-77 00 00
Polismyndigheten Västra Götaland
Region Väst, Box 429, 401 26 Göteborg
registrator.vast@polisen.se
Kontakt Miljösamverkan Östra Skaraborg
info@miljoskaraborg.se, 0500-49 36 30
