Så hanterar vi dina personuppgifter

Här berättar vi hur Hjo kommun behandlar personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kommer i kontakt med oss om du vill veta mer.

Hjo kommun hanterar personuppgifter i många olika sammanhang. Till exempel inom skolan, socialtjänsten eller när du ansöker om bygglov.

Det här är en personuppgift

En personuppgift är information som på något sätt kan kopplas till dig som person. Det kan till exempel vara ditt namn, ditt personnummer eller din e-postadress. Det kan också vara foton, filmer eller ljudinspelningar där du är med och kan identifieras. På Integritetsskyddsmyndighetens webbplats finns mer detaljerad information om vad som räknas som en personuppgift.

Så hanterar vi personuppgifter

Personuppgifter som du lämnar kommer aldrig att användas av oss i annat syfte än för att hantera det ärende som du har hos kommunen. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till oss blir allmänna handlingar och kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen och kommunens dokumenthanteringsplan.

Vill du ha en sammanställning av dina personuppgifter som Hjo kommun behandlar, eller om någon uppgift behöver rättas, ska du vända dig till oss med en skriftlig begäran. Du gör enklast en begäran via vår e-tjänst för registerutdrag.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter så länge som kommunen har ett syfte för att ha kvar informationen. Personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kommer att sparas, eftersom kommunen som myndighet har skyldighet att bevara allmänna handlingar.

För vissa allmänna handlingar kan det dock finnas beslut om gallring som gör att allmänna handlingar får rensas efter en viss angiven period. Det är bara när det finns ett gallringsbeslut som personuppgifter i allmänna handlingar kan raderas, det görs i samband med rensningen.

Vem kan se dina personuppgifter?

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det kan vara din handläggare, administrativ personal, rektorer eller bibliotekarier, det beror på vilken typ av ärende det gäller. Enligt offentlighetsprincipen, som tillhör en av Sveriges grundlagar, har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är belagda med sekretess. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder det att andra personer samt mediebolag eller marknadsföringsbolag har rätt att se dessa handlingar om deras ändamål inte strider mot dataskyddslagstiftning eller på annat sätt är sekretessbelagda i offentlighets- och sekretesslagen.

Kommunen kan dessutom behöva lämna nödvändig information till myndigheter såsom Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Hjo kommun, så överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Det här är dina rättigheter

Du äger dina egna personuppgifter och som registrerad person hos Hjo kommun har du flera rättigheter. Kontakta oss eller vårt dataskyddsombud om du har frågor eller önskar utöva någon av dina rättigheter. Kontaktuppgifter finns längre ner.

• Rätt till information: Enligt dataskyddsförordningen har du alltid rätt att få information om vilka personuppgifter som kommunen har registrerade om dig. Kontakta dataskyddsombudet om du önskar ett registerutdrag om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Det tar normalt upp till en månad innan ett sådant registerutdrag kan skickas till dig. Rätt till information (imy.se)
• Rätt till rättelse och begränsning: Om du anser att någon personuppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du begära att den rättas eller i vissa fall används på ett mer begränsat sätt. Kontakta dataskyddsombudet och förklara vad du anser är felaktigt och varför. Rätt till rättelse och begränsning (imy.se)
• Rätt till radering: I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att kommunen ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling kan vi inte radera uppgifterna. Rätt till radering (imy.se)
• Rätt att göra invändningar: Du har rätt att göra invändningar mot Hjo kommuns hantering av dina personuppgifter och att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten. Du kan göra invändningar till dataskyddsombudet. Om myndigheten inte ändrar personuppgifterna har du rätt till ett överklagningsbart beslut. Rätt att göra invändningar (imy.se) 

Kontaktuppgifter

Om du vill ha ytterligare upplysningar om hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss via kommunen@hjo.se.

Du kan också vända dig till Hjo kommuns dataskyddsombud. Du når kommunens dataskyddsombud via Skövde kommuns kontaktcenter, telefon 0500-49 80 00 eller via e-postadressen dataskyddsombud@skovde.se.

Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet

En tillsynsmyndighet i varje EU-land ska övervaka att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet. 

Mer information om dataskyddsförordningen hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats.