Från ärende till beslut

Här beskriver vi ett typexempel på ett ärendes väg, från det att ärendet uppstår till beslut är fattat.

1. Ofta startar ett ärende när det kommer en handling till kommunen från någon myndighet eller privatperson. Det kan till exempel vara en ansökan från en privatperson, eller en skrivelse från en myndighet.    
2. Handlingen registreras i diariet av kommunens registrator. Handlingen blir antingen ett nytt ärende eller tillhör ett ärende som redan finns. Den får ett ärendenummer.
3. En tjänsteperson får ansvar för att jobba med ärendet.
4. Om det behövs synpunkter från en annan myndighet, från någon annan som berörs eller från andra delar av kommunens organisation skickar vi en remiss och frågar vad de tycker.
5. Det kommer svar på remissen.
6. Tjänstepersonen bereder ärendet vilket innebär att ta fram fakta och ett förslag till beslut. 
7. När tjänstepersonen är klar med sitt förslag till beslut får chefsgruppen (kommunledningsgruppen) kontrollera ärendet innan de överlämnar förslaget till politiken.
8. Kommunstyrelsens ordförande bestämmer om ärendet ska sättas upp på kommunstyrelsens dagordning.
9. När ärendet är inplanerat på ett kommunstyrelsemöte skickas det ut en kallelse till mötet och även det material som hör till ärendet, så att politikerna kan läsa på innan mötet.
10. Först tas ärendet upp på ett utskott, som har möjlighet att förbereda sig i frågan.
11. Sedan tas ärendet upp på kommunstyrelsen som beslutar om ärendet. Alla beslut ska finnas med i mötesprotokollet.
12. När beslutet väl är fattat är det förvaltningens ansvar att genomföra det som bestämts. Ofta är det också någon som berörs av beslutet som måste få information om vad som bestämts.
13. Ärendet avslutas och vi arkiverar handlingarna.