Personuppgifter och allmän handling

Den 25 maj 2018 ersattes dataskyddsförordningen den nuvarande personuppgiftslagen. På den här sidan kan du läsa hur kommunen behandlar dina personuppgifter i enlighet med nya dataskyddsförordningen.

Dataskyddsförordningen (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen, DSF eller annan lag.

Allmänna handlingar

Hjo kommun kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut. Det finns också särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande (sparande) och gallring (slänga bort).

För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för i dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Hjo kommun behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig men ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än du själv. Vi kan även få in personuppgifter från andra myndigheter eller föreningar som anger sin medlemmars personuppgifter för att ta emot föreningsbidrag. Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats så kontakta Hjo kommuns kontaktcenter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är personuppgift, om du tydligt kan identifieras på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar i Hjo kommun gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.

Personuppgiftsansvarig

Det är den ansvariga politiska nämnden eller styrelsen i det kommunala bolag som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta Hjo kommuns kontaktcenter.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Hjo kommun behöver uppgifter om dig för att kunna handlägga ditt ärende på ett korrekt sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

Som exempel kan sägas att när det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster, exempelvis skola och socialtjänst, så har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse).

Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna så får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel på det kan vara att bedriva kulturskola, idrottsanläggningar bibliotek eller simhallar. När du har ett avtal med kommunen så får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter

• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn. OBS ENDAST BOLAG.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De som tar del av dina personuppgifter är anställda i kommunen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter som kan vara just att hantera ditt ärende. Det kan vara din handläggare, administrativ personal, rektorer eller bibliotekarier, det beror på vilken typ av ärende det gäller. I vissa fall måste vi lämna dina personuppgifter till organisationer utanför kommunen som till exempel skatteverket. Det kan även förekomma att dina personuppgifter blir utbegärda som allmänna handlingar.

Tredje hand

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att behandlas av kommunen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för kommunen som till exempel dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut.

Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst.

Dina rättigheter när dina personuppfifter behandlas av oss

• Begäran om registerutdrag enligt artikel 15 i Dataskyddsförordningen, e-tjänst
• Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter
• Invända mot behandling av dina personuppgifter
• Begära dataportabilitet
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

På Integritetsskyddsmyndighetens webbplats kan du läsa om dina rättigheter när det handlar om dina personuppgifter: imy.se

Ytterligare behandling

Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet ju systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.

Lämna inte ut känslig information via telefon eller e-post

Ingen anställd inom Hjo kommun frågar efter eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om din person via telefon eller e-post. Med känslig information menar vi här till exempel kreditkortsnummer och inloggningsuppgifter.

För vissa e-tjänster på hjo.se krävs att du loggar in och att du också identifierar dig. Det kan ske med Bank-ID eller mobilt Bank-ID. Så identifierar du dig med e-legitimation på hjo.se.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Twitter, för att komma i kontakt med Hjo kommun, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet) För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Vem kontrollerar att vi sköter hanteringen?

En tillsynsmyndighet i varje EU-land ska övervaka att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet. Du som har personuppgifter registrerade hos oss har rätt att lämna klagomål gällande vår hantering till Integritetsskyddsmyndigheten.

Större organisationer har också krav på sig att ha ett dataskyddsombud som arbetar med att kontrollera att kommunen följer dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet är också kontaktperson för de finns registrerade hos oss, det vill säga de personer vars personuppgifter kommunen behandlar.