Evenemangshandbok
Denna checklista ska underlätta planeringen av ditt evenemang i Hjo. Den ger vägledning vad gällande lokaler, evenemangsplatser, kontaktpersoner, säkerhet, bestämmelser och tillstånd. Här hittar du också kontaktuppgifter.
Hjo kommun kan stötta dig i din evenemangsplanering.
Kontakta lokalbokningsservicen för att bolla dina evenemangsidéer och för att veta mer om vilka resurser som finns att tillgå.
Kontakt lokalbokning:
E-post: bokalokal@hjo.se
Telefon:0503-350 16
Datum
Det är viktigt att ta reda på när, var och hur andra evenemang äger rum i Hjo eller i närområdet. I Hjo kommuns gemensamma evenemangskalender får du en överblick över de större evenemangen.
Hjo kommuns Evenemangskalender
Hitta en plats för ditt evenemang
Hjo kommun tillhandahåller såväl större som mindre platser, både utomhus och inomhus.
Kontakta vår lokalbokningsservice för mer information:
E-post: bokalokal@hjo.se
Telefon: 0503-350 16
När du bestämt datum och kollat så att den plats du vill använda är ledig är det sedan dags att tänka på vilka tillstånd du behöver söka för ditt evenemang. Ska du arrangera ett större evenemang där du ska servera mat och alkohol får du räkna med att tillståndsprocessen tar cirka två månader. Då kan det vara bra att få en samlad bild över de olika tillstånd som du behöver söka från olika myndigheter. Nedan i listan har vi försökt fånga in de vanligaste tillstånden som gäller för majoriteten av evenemang.
Kom ihåg att ansöka om tillstånd i god tid! Ibland räcker det med att informera eller anmäla. Gata och park på Hjo kommun hjälper och handleder dig i dessa processer.
Kontakt Gata och park:
E-post: kommunen@hjo.se
Telefon:0503-350 00 (via Hjo kommuns kontaktcenter)
Tillstånd till allmänna sammankomster, offentlig tillställning och offentlig plats söker du hos Polisen. Mer info och länk till ansökan hittar du här.
För att du ska få din ansökan prövad måste du betala en avgift till polisen. Avgiften gäller själva prövningen och tas därför ut oavsett om din ansökan beviljas eller ej.
Gör din ansökan i god tid, gärna tre veckor innan evenemanget ska äga rum, så att du hinner få ditt tillstånd i tid.
Polisens tillståndsenhet kontaktar även andra myndigheter, räddningstjänst och kommuner som eventuellt berörs av ansökan och tar deras bedömningar i beaktande innan beslut tas, därför kan det ta tid innan du får svar på din ansökan.
Beskriv evenemanget utförligt så att inga tidskrävande kompletteringar måste göras senare. Uppgifter som bland annat efterfrågas är:
- Plats
- Evenemanget start- och sluttid
- Förväntad publiksiffra
- Ålder på besökarna.
Om du ska hantera och servera livsmedel i samband med ditt arrangemang krävs tillstånd från kommunens miljömyndighet, Miljösamverkan Östra Skaraborg (MÖS).
Ansökan om livsmedelstillstånd bör lämnas in minst en månad innan arrangemanget ska genomföras. Tag kontakt med Miljösamverkan Östra Skaraborg i god tid.
Kontakt MÖS:
E-post: info@miljoskaraborg.se
Telefon: 0500-41 83 87
Mer information hittar du på nedanstående länkar
Mer information hittar du på Miljösamverkan Östra Skaraborgs hemsida.
För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare.
Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS) Alkoholhandläggare:
E-post: tillstandsenheten@lidkoping.se
Telefon: 0510-77 00 00
Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst 1 månad innan evenemanget.
Att tänka på:
- Servering av spritdrycker tillåts ej.
- Sökande skall ha beviljats tillstånd för evenemanget från polisen och markupplåtelse av markägaren.
- Miljösamverkans krav på livsmedelshantering skall vara uppfyllda.
- Lagad mat skall tillhandahållas.
- Säkerheten på serveringsområdet skall vara granskad av Räddningstjänst.
- Serveringen skall bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser skall vara tillräcklig och avgränsningarna skall vara tydliga.
- Ansvariga för serveringen skall vara lämpliga för uppgiften, det vill säga vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs.
- Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras.
- Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker skall samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde.
- Kassaapparat skall vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag
Vid större evenemang där trafiken påverkas av exempelvis behovet av extra parkeringsytor, avstängningar av gator och dylikt ska du samråda med Teknisk service på Hjo kommun.
Kontakt Teknisk service:
E-post: kommunen@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns Kontaktcenter)
Några viktiga saker att tänka på
Behov av extra toaletter
Sanitetsanläggningar är en mycket viktig del av ett evenemangs infrastruktur. Det är både en säkerhetsfråga samt en bekvämlighet för besökarna. Det är ditt ansvar som arrangör att säkerställa att tillräckligt många toaletter finns tillgängliga i anslutning till evenemanget, självklart krävs även handikappanpassade toaletter.
Renhållning
Vid arrangemang som marknad, konsert, utställning mm upplåts Hjo kommuns allmänna platsmark till självkostnadspris.
Hjo kommun upplåter marken kostnadsfritt mot att arrangören ombesörjer iordningställande före och efter arrangemanget enligt överenskommelse med Hjo kommuns samhällsbyggnadsavdelning. I de fall iordningställandet inte följer överenskommelsen debiteras arrangören ett timpris för kommunens nedlagda tid för iordningställande.
El
Behöver du el till ditt evenemang och saknar tillgång till nätanslutning vid evenemangsplatsen? Kontakta receptionen i Stadshuset angående el på Stora Torget. Kontakta Hjo energi angående el på övriga platser i Hjo.
Kontakt Receptionen i Stadshuset:
E-post: kommunen@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns kontaktcenter)
Kontakt Hjo energi:
E-post: kundtjanst@hjoenergi.se
Telefon: 0503-351 00
Notera att tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd.
Vatten
Behöver du temporärt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar kontakta Teknisk service på Hjo kommun:
Kontakt Teknisk service:
E-post: kommunen@hjo.se
Telefon: 0503-350 00 (via Hjo kommuns kontaktcenter)
Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer polisen automatiskt begära yttrande från Räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera.
Användande av brandfarlig vara vid evenemang
Enligt gällande föreskrifter ska användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till Räddningstjänsten Skaraborg. För användning av gasol krävs tillstånd.
Framkomlighet för räddningsfordon
Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller dylikt ska man se till att:
- Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter.
- Inhägnade områden för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll.
- Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar.
- Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in i kvarter där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon.
Du som anordnar ett evenemang ansvarar för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören bör utse en säkerhetsansvarig för evenemanget. Nedan följer ett antal punkter som alla evenemangsarrangörer bör ha med i sin planering inför evenemanget.
- Riskanalys Områdesplan - Hur ser evenemangsplatsen ut och omkringliggande områden ut?
- Publikprofil - Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget, och hur hanteras de?
- Artistprofil- Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister?
- Övrigt om situationen, till exempel: - Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget? - Vilka personella resurser har evenemanget? - Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter ut?
Säkerhetsplan
Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap har tagit fram en gedigen handbok för ett säkert evenemang.
Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande i händelse av brand eller annan olycka. Säkerhetsplanen skall gås igenom med de personer som ingår i evenemangets organisation.
Säkerhetsplanens innehåll:
- Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta.
- Hur man under evenemanget varnar publik/gäster och vilka som ansvarar för detta.
- Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns.
- Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt.
- Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning.
Säkerhetsplaneringen och säkerhetsarbetet bör genomsyras av följande nyckelord:
- Förtänksamhet - att tänka efter i förväg - vad kan hända och vilka konsekvenser får det?
- Handlingsberedskap - att nyckelpersoner har korrekt information, kompetens och resurser för att lösa sitt uppdrag.
- Felsäkerhet - att hela organisationen ska fungera - även om oförutsedda händelser inträffar.
Sponsring
Sponsring är en möjlighet till finansiering av ett evenemang. Om du funderar på att söka upp företag som tänkbara sponsorer finns några enkla grundstenar att fundera över och konkretisera innan du tar kontakt.
- På vilket positivt sätt matchar sponsorns varumärke eller produkt, evenemangets profil och varumärke? Det är en central faktor som påverkar om sponsorskapet blir framgångsrikt eller inte.
- Hur kan sponsorn driva sin affärsidé genom sponsorskapet av ditt evenemang? Det är en central fråga som kan avgöra om sponsorn är intresserad eller inte.
- Vad vill du ha av din sponsor i form av finansiella medel eller produkter, och hur står sig det värdet i relation till vad sponsorn kan tjäna på att vara sponsor till ditt evenemang?
- Ta kontakt med din potentiella sponsor i ett tidigt skede. Många företag planerar sponsring flera år i förväg vilket gör att du senast ett år innan ditt evenemangs genomförande bör ta kontakt.
De här frågorna är viktiga i försäljningen av sponsorskap men inte alltid lätta att hantera. Om nödvändigt kan det därför vara en god idé att även ta extern hjälp för värdering av ditt sponsringserbjudande. Sådan hjälp går att få av en sponsringskonsult.
Om du vill ha mer hjälp och information kring sponsring kan du även kontakta den oberoende branschorganisationen Sponsrings & Eventsverige – SES.
Mer information om SES hittar du på www.ses.se
Söka bidrag
Leader Östra Skaraborg ger möjlighet att söka mindre checkar för att skapa nya eller utveckla befintliga evenemang. Att ansöka om en check innebär mindre administration och snabba beslut. Summorna du ansöker om är också mindre. Checkarna inom Events riktar sig framförallt mot ideella föreningar som vill driva olika typer av evenemang inom kultur, fritid och idrott på landsbygden.
Mer info Leader Östra Skaraborg hittar du på Leader Östra Skaraborgs hemsida
Även Hjo kommun kan sponsra olika aktiviteter och evenemang. Sponsringen ska bidra till att stärka varumärket Hjo kommun och kan sökas av föreningar, organisationer eller enskild utövare. Sponsringen kan ges till löpande verksamhet och/eller ett specifikt arrangemang.
Publicering i Evenemangskalendern
Webbplatsen www.visithjo.se är Visit Hjo - Hjo Turistinformations - officiella webbplats. Visit Hjo är Hjo kommuns turismverksamhet och därav länkas även evenemangskalendern till Hjo kommuns officiella webbplats www.hjo.se. Visit Hjos webbportal www.visithjo.se är också en del av Västsveriges regionala turistiska webbplattform www.vastsverige.com, där evenemang med större dignitet publiceras.
För att ditt evenemang ska publiceras i evenemangskalendern på www.visithjo.se fyller du i ett evenemangsformulär online.
Bilder som används i din marknadsföring
Alla bilder som används i VisitHjos kanaler ska vara godkända enligt GDPR; du ansvarar för att bilder är godkända. Exempelvis kräver GDPR att om du skickar bilder på personer så ska personen i fråga ha godkänt bilden innan publicering. Är det barn med på bilden ska dessutom samtliga vårdnadshavare ha godkänt att bilden publiceras.
Mer info om GDPR hittar du på datainspektionens hemsida
Format på bilder samt ange fotografens namn:
Glöm inte att ange fotografens namn och kom ihåg att bilden helst ska vara i liggande format.
Kontakt vid publicering i evenemangskalendern:
Har du fler frågor gällande bilder för publicering i evenemangskalendern, kontakta Visit Hjo:
E-post: visithjo@hjo.se
Telefon: 0503-352 55
Publicering i Visit Hjos sociala kanaler samt Nyhetsbrev
Med utgångspunkt från evenemangskalendern på www.visithjo.se sammanställer Visit Hjo varje vecka/månad (beroende på årstid och mängden av evenemang) ett axplock av evenemang - ”Händer i Hjo”. Detta axplock sprids via affischer, Visit Hjos Facebooksida, Hjo-gruppen på Facebook samt via Visit Hjos nyhetsbrev. Dessa sociala kanaler och nyhetsbrev når cirka 11 000 följare och prenumeranter.
Visit Hjo marknadsför även enskilda större evenemang i sina digitala och sociala kanaler, via annonsering samt via andra digitala plattformar så som www.vastsverige.com. Dessa enskilda större evenemang plockas från evenemangskalendern.
Vänligen notera att ditt arrangemang alltså måste finns publicerat i evenemangskalendern på www.visithjo.se för att evenemanget ska ha chans att exponeras i ovan nämnda marknadsföringskanaler samt nyhetsbrev.
Affischer
Gör gärna affischer och lämna in till Visit Hjo, samt sätt upp på olika platser runtom i kommunen. Affischera också gärna i närliggande kommuner.
På sommaren, när Visit Hjo anställer ferieungdomar, hjälper Visit Hjo till med affischering i Hjo. Under perioden mitten av juni till mitten av augusti kan du som arrangör därför lämna in färdiga affischer och få hjälp med affischering via Visit Hjo.
Kontakt Visit Hjo för mer information gällande affischering:
E-post: visithjo@hjo.se
Telefon: 0503-352 55
Tips på affischeringsplatser i Hjo:
- Boendeanläggningar
- Restauranger och caféer
- Allmänna anslagstavlor; mittemot Hjo Sik (Hjo hamn), affischpelare snett mittemot Hamnkrogen (Hjo hamn) samt på Stora Torget
- Anslagstavla på ICA
- Anslagstavla vid Hammarkiosken
- Lokala butiker
- Anslagstavla utanför Kulturkvarteret – lämnas in i receptionen.
Biljettförsäljning via Hjo kommuns turistinformation
Visit Hjo kan hjälpa till med försäljning av evenemangsbiljetter.
Biljettförsäljning sker via den svenska leverantören Nortic.
Biljetter säljs online, men möjlighet finns även att sälja över disk inne på Kulturkvarteret eller hos arrangören själv (via Nortics digitala plattform).
Mer info om Nortic hittar du här: https://b2b.nortic.se/
Vid försäljning tillkommer provisionkostnader från Nortic (som bekostas av evenemangsarrangör).
Vid omfattande biljettförsäljning och biljetthantering kan separata avtal komma att skrivas mellan evenemangsarrangör och Visit Hjo där Visit Hjo tar en avgift.
För ytterligare information om biljettförsäljning, vänligen kontakta Visit Hjo:
E-post: visithjo@hjo.se
Telefon: 0503-352 55
Noggrann planering av evenemanget och dess genomförande är en enkel nyckel till ett lyckat arrangemang. En av grunderna som både ger ett bra underlag under planeringen samt under dess genomförande är ett så kallat körschema.
Ett körschema hanterar alla olika händelser som inträffar, deras omfattning, vilka resurser som krävs, när de inträffar samt vem som är ansvarig. Körschemat och dess ansvarige projektledare är ofta utgångspunkten för ett evenemangsgenomförande.
Körschemat delas med fördel ut till andra centrala personer innan genomförandet; exempelvis Gata/park avdelningen på på Hjo kommun. Körschemat är ofta även bilaga eller underlag till säkerhetsbedömningar och säkerhetsplanen för evenemanget.
En annan viktig del av planeringen inför ett evenemang är försäkringar. Som arrangör är du ansvarig för evenemanget och dess risker för besökarna och du ska därför etablera och införskaffa en relevant försäkring för ditt evenemang. Har du anlitat en underleverantör för evenemangsproduktion, en eventbyrå till exempel, bör du kontrollera att den har de försäkringar som krävs.
För frågor om vilka försäkringar som krävs och vad de täcker hänvisar Hjo kommun till försäkringsbranschen och de privata försäkringsbolagen som säljer och utfärdar försäkringsprodukter.
Vi rekommenderar dock att villkor och förutsättningar granskas noga av arrangören så att försäkringen täcker det den ska.
Det finns tre dimensioner av begreppet hållbar utveckling; ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet som gemensamt och ömsesidigt stödjer varandra för att skapa en långsiktig och hållbar samhällsutveckling.
Beskrivning av ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet:
- Ekologisk hållbarhet - att långsiktigt bevara våra vattens, vår jords och ekosystemets produktionsförmåga.
- Social hållbarhet - att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls.
- Ekonomisk hållbarhet - att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt.
Hållbarhet prioriteras högt i Hjo kommun och är en viktig del i ett evenemang. Frågor du bör beakta och planera för är vilken påverkan ditt evenemang har på kort och lång sikt samt direkt och indirekt på vår miljö, på vårt samhälle samt hur det hushållar med mänskliga och materiella resurser.
Mer info om hur Hjo kommun ser på hållbar miljö och utveckling kan läsa på hjo.se.
Samhällsbyggnadsavdelningen Hjo kommun
Teknisk service/Plan och Bygg
kommunen@hjo.se, 0503-350 00
www.hjo.se
Räddningstjänsten Skaraborg
raddningstjansten@rtjskaraborg.se, 010-173 63 00
www.rtjskaraborg.se
Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS)
tillstandsenheten@lidkoping.se, 0510-77 00 00
Polismyndigheten Västra Götaland
Region Väst, Box 429, 401 26 Göteborg
registrator.vast@polisen.se
https://polisen.se/
https://polisen.se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok/offentlig-tillstallning/
Kontakt Miljösamverkan Östra Skaraborg
info@miljoskaraborg.se, 0500-49 36 30
www.miljoskaraborg.se
https://www.miljoskaraborg.se/livsmedel/
