Evenemangshandbok

Denna checklista är framtagen för att underlätta planeringen av ditt evenemang i Hjo. Den är tänkt att ge vägledning i din planering vad gällande lokaler, evenemangsplatser, kontaktpersoner, bestämmelser, säkerhet och tillstånd. Här hittar du också kontaktuppgifter till viktiga funktioner som du behöver kontakta

  • Hjo kommun kan stötta dig i din evenemangsplanering.

    Kontakta lokalbokningsservicen för att bolla dina evenemangsidéer och för att veta mer om vilka resurser som finns att tillgå.

    Kontakt lokalbokning.

    bokaloka@hjo.se, 0503-350 16.

  • Datum

    Det är viktigt att ta reda på när, var och hur andra evenemang äger rum i Hjo eller i närområdet. I Hjo kommuns gemensamma evenemangskalender får du en överblick över de större evenemangen.

    Hjo kommuns Evenemangskalender

    Hitta en plats för ditt evenemang

    Hjo kommun tillhandahåller såväl större som mindre platser, både utomhus och inomhus. Nedan finns en kartbild över tillgängliga utomhusytor.

    Kontakta vår lokalbokningsservice för mer information. 

    E-post: bokaloka@hjo.se

    Telefon: 0503-350 16.

  • När du bestämt datum och kollat så att den plats du vill använda är ledig är det sedan dags att tänka på vilka tillstånd du behöver söka för ditt evenemang. Ska du arrangera ett större evenemang där du ska servera mat och alkohol får du räkna med att tillståndsprocessen tar cirka två månader.  Då kan det vara bra att få en samlad bild över de olika tillstånd som du behöver söka från olika myndigheter. Nedan i listan har vi försökt fånga in de vanligaste tillstånden som gäller för majoriteten av evenemang.

    Kom ihåg att ansöka om tillstånd i god tid! Ibland räcker det med att informera eller anmäla. Handels- och centrumutvecklaren i kommunen hjälper och handleder dig i dessa processer. 

    Kontakt Handels- och centrumutvecklare (via Hjo kommuns Kontaktcenter) för mer information.

    Telefon: 0503-350 00

  • Tillstånd till allmänna sammankomster, offentlig tillställning och offentlig plats söker du hos Polisen. Mer info och länk till ansökan hittar du på här. 

    För att du ska få din ansökan prövad måste du betala en avgift till polisen. Avgiften gäller själva prövningen och tas därför ut oavsett om din ansökan beviljas eller ej.

    Gör din ansökan i god tid, gärna tre veckor innan evenemanget ska äga rum, så att du hinner få ditt tillstånd i tid.

    Polisens tillståndsenhet kontaktar även andra myndigheter, räddningstjänst och kommuner som eventuellt berörs av ansökan och tar deras bedömningar i beaktande innan beslut tas, därför kan det ta tid innan du får svar på din ansökan.

    Beskriv evenemanget utförligt så att inga tidskrävande kompletteringar måste göras senare. Uppgifter som bland annat efterfrågas är:

    • Plats
    • Evenemanget start- och sluttid
    • Förväntad publiksiffra
    • Ålder på besökarna.
  • Om du ska hantera och servera livsmedel i samband med ditt arrangemang krävs tillstånd från kommunens miljömyndighet, Miljösamverkan Östra Skaraborg (MÖS).

    Ansökan om livsmedelstillstånd bör lämnas in minst en månad innan arrangemanget ska genomföras. Tag kontakt med Miljösamverkan Östra Skaraborg i god tid.

    E-post: info@miljoskaraborg.se

    Telefon: 0500-41 83 87

    Mer information hittar du på nedanstående länkar

    Mer information hittar du på Miljösamverkan Östra Skaraborgs hemsida. 

  • För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare.

    Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS) Alkoholhandläggare:

    E-post: tillstandsenheten@lidkoping.se

    Telefon: 0510-77 00 00

    Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst 1 månad innan evenemanget.

    Att tänka på:

    • Servering av spritdrycker tillåts ej.

    • Sökande skall ha beviljats tillstånd för evenemanget från polisen och markupplåtelse av markägaren. 

    • Miljösamverkans krav på livsmedelshantering skall vara uppfyllda.

    • Lagad mat skall tillhandahållas.
       
    • Säkerheten på serveringsområdet skall vara granskad av Räddningstjänst.

    • Serveringen skall bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser skall vara tillräcklig och avgränsningarna skall vara tydliga.

    • Ansvariga för serveringen skall vara lämpliga för uppgiften, det vill säga vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs.

    • Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras.
       
    • Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker skall samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde.
       
    • Kassaapparat skall vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag
  • Vid större evenemang där trafiken påverkas av exempelvis behovet av extra parkeringsytor, avstängningar av gator och dylikt ska du samråda med teknisk service på Hjo kommun.

     

    Kontakt Teknisk Service (via Hjo kommuns Kontaktcenter):

    Telefon: 0503-350 00 alternativt

    Arbetsledare John Hullberg, Gata,

    Telefon 0503-350 24, john.hullberg@hjo.se

     

    Några viktiga saker att tänka på 

    Behov av extra toaletter 

    Sanitetsanläggningar är en mycket viktig del av ett evenemangs infrastruktur. Det är både en säkerhetsfråga samt en bekvämlighet för besökarna. Det är ditt ansvar som arrangör att säkerställa att tillräckligt många toaletter finns tillgängliga i anslutning till evenemanget, självklart krävs även handikappanpassade toaletter. 

    Renhållning 

    Vid arrangemang som marknad, konsert, utställning mm upplåts Hjo kommuns allmänna platsmark till självkostnadspris.

    Hjo kommun upplåter marken kostnadsfritt mot att arrangören ombesörjer iordningställande före och efter arrangemanget enligt överenskommelse med Hjo kommuns samhällsbyggnadsavdelning. I de fall iordningställandet inte följer överenskommelsen debiteras arrangören ett timpris för kommunens nedlagda tid för iordningställande.

    Vatten och el 

    Behöver du el till ditt evenemang och saknar tillgång till nätanslutning vid evenemangsplatsen ska du kontakta Hjo kommuns Handels- och centrumutvecklare. 

    Kontakt Handels- och centrumutvecklare (via Hjo kommuns Kontaktcenter) 

    Telefon: 0503-350 00

    Notera att tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd. 

    Behöver du temporärt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar kontakta Hjo kommuns teknisk service - arbetsledare för Gata. 

    Kontakt Teknisk Service (via Hjo kommuns Kontaktcenter):

    Arbetsledare John Hullberg, Gata,

    Telefon 0503-350 24, john.hullberg@hjo.se

  • Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer polisen automatiskt begära yttrande från Räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera. 

    Användande av brandfarlig vara vid evenemang 

    Enligt gällande föreskrifter ska användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till Räddningstjänsten Östra Skaraborg. För användning av gasol krävs tillstånd.

    Framkomlighet för räddningsfordon 

    Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller dylikt ska man se till att:

    • Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter. 
    • Inhägnade områden för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll. 
    • Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar. 
    • Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in i kvarter där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon.
  • Du som anordnar ett evenemang ansvarar för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören bör utse en säkerhetsansvarig för evenemanget. Nedan följer ett antal punkter som alla evenemangsarrangörer bör ha med i sin planering inför evenemanget. 

    • Riskanalys Områdesplan - Hur ser evenemangsplatsen ut och omkringliggande områden ut? 
    • Publikprofil - Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget, och hur hanteras de? 
    • Artistprofil- Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister? 
    • Övrigt om situationen, till exempel: - Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget? - Vilka personella resurser har evenemanget? - Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter ut?

    Säkerhetsplan 

    Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap har tagit fram en gedigen handbok för ett säkert evenemang. 

    Handbok för säkert evenemang 

    Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande i händelse av brand eller annan olycka. Säkerhetsplanen skall gås igenom med de personer som ingår i evenemangets organisation. 

    Säkerhetsplanens innehåll:

    • Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta.
    • Hur man under evenemanget varnar publik/gäster och vilka som ansvarar för detta.
    • Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns. 
    • Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt.
    • Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning. 

    Säkerhetsplaneringen och säkerhetsarbetet bör genomsyras av följande nyckelord: 

    • Förtänksamhet - att tänka efter i förväg - vad kan hända och vilka konsekvenser får det? 
    • Handlingsberedskap - att nyckelpersoner har korrekt information, kompetens och resurser för att lösa sitt uppdrag. 
    • Felsäkerhet - att hela organisationen ska fungera - även om oförutsedda händelser inträffar.

     

  • Sponsring 

    Sponsring är en möjlighet till finansiering av ett evenemang. Om du funderar på att söka upp företag som tänkbara sponsorer finns några enkla grundstenar att fundera över och konkretisera innan du tar kontakt. 

    1. På vilket positivt sätt matchar sponsorns varumärke eller produkt, evenemangets profil och varumärke? Det är en central faktor som påverkar om sponsorskapet blir framgångsrikt eller inte. 
    2. Hur kan sponsorn driva sin affärsidé genom sponsorskapet av ditt evenemang? Det är en central fråga som kan avgöra om sponsorn är intresserad eller inte. 
    3. Vad vill du ha av din sponsor i form av finansiella medel eller produkter, och hur står sig det värdet i relation till vad sponsorn kan tjäna på att vara sponsor till ditt evenemang? 
    4. Ta kontakt med din potentiella sponsor i ett tidigt skede. Många företag planerar sponsring flera år i förväg vilket gör att du senast ett år innan ditt evenemangs genomförande bör ta kontakt. 

    De här frågorna är viktiga i försäljningen av sponsorskap men inte alltid lätta att hantera. Om nödvändigt kan det därför vara en god idé att även ta extern hjälp för värdering av ditt sponsringserbjudande. Sådan hjälp går att få av en sponsringskonsult. 

    Om du vill ha mer hjälp och information kring sponsring kan du även kontakta den oberoende branschorganisationen Sponsrings och Eventföreningen – SEFS. 

    Mer information om SEFS hittar du på www.sefs.se 

    Söka bidrag

    Leader Östra Skaraborg ger möjlighet att söka mindre checkar för att skapa nya eller utveckla befintliga evenemang. Att ansöka om en check innebär mindre administration och snabba beslut. Summorna du ansöker om är också mindre. Checkarna inom Events riktar sig framförallt mot ideella föreningar som vill driva olika typer av evenemang inom kultur, fritid och idrott på landsbygden.

    Mer info Leader Östra Skaraborg hittar du på Leader Östra Skaraborgs hemsida 

  • Publicering i Evenemangskalendern 

    Webbplatsen www.visithjo.se är Visit Hjo - Hjo Turistinformations - officiella webbplats. Visit Hjo är Hjo kommuns turismverksamhet och därav länkas även evenemangskalendern till Hjo kommuns officiella webbplats www.hjo.se. Visit Hjos webbportal www.visithjo.se är också en del av Västsveriges regionala turistiska webbplattform www.vastsverige.com, där evenemang med större dignitet publiceras.

    För att ditt evenemang ska publiceras i evenemangskalendern på www.visithjo.se kan du antingen maila till Visit Hjo med nedan info alternativt fylla i vårt evenemangsformulär online – se länk längst ner i detta stycke. 

    Maila ditt evenemang till visitHjo@hjo.se

    Information om evenemanget som mailas

    • Namn på evenemanget.
    • Typ av evenemang.
    • Var hålls evenemanget. 
    • När är evenemanget (datum och tid)? 
    • Inträde - kostar det pengar att komma in? 
    • Arrangör – vem är arrangör? 
    • Bild – se separat information nedan vad som gäller bilder. 
    • Webblänk till mer information.
    • Kontaktuppgifter - (arrangörens namn, telefonnummer, e-mail, webbadress, besöksadress, adress i sociala medier).
    • Kort beskrivning - för att locka publik behöver vi också få in en mer utförligare beskrivning av arrangemanget än ovanstående punkter.
    • Eventuell översättning – om evenemanget lockar en internationell publik krävs även att den kortare beskrivningen är översatt till engelska. 

    Fyll i vårt evenemangsformulär online

    Om du använder bilder i din marknadsföring

    Alla bilder som används ska vara godkända enligt GDPR; du ansvarar för att bilder är godkända. Exempelvis kräver GDPR att om du skickar bilder på personer så ska personen i fråga ha godkänt bilden innan publicering. Är det barn med på bilden ska dessutom samtliga vårdnadshavare ha godkänt att bilden publiceras. 

    Mer info om GDPR hittar du på datainspektionens hemsida 

    Format på bilder samt ange fotografens namn:

    Glöm inte att ange fotografens namn och kom ihåg att bilden helst ska vara i liggande format.

    Kontakt vid publicering i evenemangskalendern: 

    Har du fler frågor gällande bilder för publicering i evenemangskalendern, kontakta Visit Hjo: 

    visithjo@hjo.se, 0503-352 55. 

     

    Publicering i Visit Hjos sociala kanaler samt Nyhetsbrev 

    Med utgångspunkt från evenemangskalendern på www.visithjo.se sammanställer Visit Hjo varje vecka/månad (beroende på årstid och mängden av evenemang) ett axplock av evenemang -  ”Händer i Hjo”. Detta axplock sprids via affischer, Visit Hjos Facebooksida, Hjo-gruppen på Facebook samt via Visit Hjos nyhetsbrev. Dessa sociala kanaler och nyhetsbrev når cirka 11 000 följare och prenumeranter. 

    Visit Hjo marknadsför även enskilda större evenemang i sina digitala och sociala kanaler, via annonsering samt via andra digitala plattformar så som www.vastsverige.com. Dessa enskilda större evenemang plockas från evenemangskalendern.  

    Vänligen notera att ditt arrangemang alltså måste finns publicerat i evenemangskalendern på  www.visithjo.se för att evenemanget ska ha chans att exponeras i ovan nämnda marknadsföringskanaler samt nyhetsbrev.  

     

    Digitala infartsskyltar 

    Via Hjo kommuns digitala infartsskyltar lyfts budskap av tydlig turistisk karaktär; ett utåtriktat budskap som positivt marknadsför platsen Hjo med dess aktiviteter, evenemang och utbud. Avsändare är Visit Hjo. 

    All information som läggs ut på dessa skyltar måste vara publicerat i evenemangskalendern; som gäst måste man kunna hitta mer information om arrangemanget på www.visithjo.se. 

    Visit Hjo ansvarar för vilka enskilda evenemang som visas på dessa digitala infartsskyltar; dessa plockas ur evenemangskalendern. Det är därför av vikt att du som arrangör skickar in information om ditt evenemang till Visit Hjo, antingen via ovan nämnd mail eller evenemangsformulär online. 

     

    Affischer 

    Gör gärna affischer och lämna in till Visit Hjo, samt sätt upp på olika platser runtom i kommunen. Affischera också gärna i närliggande kommuner. 

    På sommaren, när Visit Hjo anställer ferieungdomar, hjälper Visit Hjo till med affischering i Hjo. Under perioden mitten av juni till mitten av augusti kan du som arrangör därför lämna in  färdiga affischer och få hjälp med affischering via Visit Hjo. 

    Kontakt Visit Hjo för mer information gällande affischering: 

    visithjo@hjo.se, 0503-352 55. 

    Tips på affischeringsplatser i Hjo:  

    • Boendeanläggningar.
    • Restauranger och caféer.
    • Allmänna anslagstavlor; mittemot Hjo Sik (Hjo hamn), affischpelare snett mittemot Hamnkrogen (Hjo hamn) samt på Stora Torget.
    • Anslagstavla på ICA.
    • Anslagstavla vid Hammarkiosken.
    • 6Lokala butiker.
    • Hjo Kommuns kontaktcenter i stadshuset.
    • Anslagstavla Kulturkvarteret – lämnas in på Hjo Turistinformation. 

     

    Biljettförsäljning via Hjo kommuns turistinformation

    Visit Hjo kan hjälpa till med försäljning av biljetter. 

    Nedan visas den provision som Visit Hjo tar vid biljettförsäljning. 

    Vänligen notera att denna provision är fastställd och beslutad i Hjo kommuns kommunfullmäktige. 

    Allt material (fysiska biljetter etc) ska lämnas färdigställt till Visit Hjo i god tid innan försäljning påbörjas.

     

    Försäljning biljetter ideell förening: 0 % av intäkterna

    Försäljning biljetter privata aktörer: 10 % av intäkterna

    Försäljning biljetter internt i kommunen: 5 % av intäkterna

  • Noggrann planering av evenemanget och dess genomförande är en enkel nyckel till ett lyckat arrangemang. En av grunderna som både ger ett bra underlag under planeringen samt under dess genomförande är ett så kallat körschema. 

    Ett körschema hanterar alla olika händelser som inträffar, deras omfattning, vilka resurser som krävs, när de inträffar samt vem som är ansvarig. Körschemat och dess ansvarige projektledare är ofta utgångspunkten för ett evenemangsgenomförande. 

    Körschemat delas med fördel ut till andra centrala personer innan genomförandet; exempelvis Gata/park avdelningen på på Hjo kommun. Körschemat är ofta även bilaga eller underlag till säkerhetsbedömningar och säkerhetsplanen för evenemanget.

     

  • En annan viktig del av planeringen inför ett evenemang är försäkringar. Som arrangör är du ansvarig för evenemanget och dess risker för besökarna och du ska därför etablera och införskaffa en relevant försäkring för ditt evenemang. Har du anlitat en underleverantör för evenemangsproduktion, en eventbyrå till exempel, bör du kontrollera att den har de försäkringar som krävs.

    För frågor om vilka försäkringar som krävs och vad de täcker hänvisar Hjo kommun till försäkringsbranschen och de privata försäkringsbolagen som säljer och utfärdar försäkringsprodukter. 

    Vi rekommenderar dock att villkor och förutsättningar granskas noga av arrangören så att försäkringen täcker det den ska. 

     

  • Det finns tre dimensioner av begreppet hållbar utveckling; ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet som gemensamt och ömsesidigt stödjer varandra för att skapa en långsiktig och hållbar samhällsutveckling.

    Beskrivning av ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet:

    • Ekologisk hållbarhet - att långsiktigt bevara våra vattens, vår jords och ekosystemets produktionsförmåga.
    • Social hållbarhet - att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls.
    • Ekonomisk hållbarhet - att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt.

    Hållbarhet prioriteras högt i Hjo kommun och är en viktig del i ett evenemang. Frågor du bör beakta och planera för är vilken påverkan ditt evenemang har på kort och lång sikt samt direkt och indirekt på vår miljö, på vårt samhälle samt hur det hushållar med mänskliga och materiella resurser. 

    Mer info om hur Hjo kommun ser på hållbar miljö och utveckling kan läsa på hjo.se. 

    Hjo är en Fair Trade City 

    Grunderna inom den globala Fair Trade-rörelsen är att arbeta för ekologisk, ekonomisk och social hållbar utveckling i hela kedjan, från producent till konsument. Hjo kan nu räkna sig som en av ett 70-tal svenska städer som blivit diplomerade som Fairtrade City. Fairtrade City är en diplomering till kommuner som engagerar sig för rättvis handel och etisk konsumtion.

    Här kan du fundera kring huruvida ditt evenemang använder sig av exempelvis etiskt märkta produkter. 

    Du hittar mer information om FairTrade på deras hemsida. 

     

  • Samhällsbyggnadsavdelningen Hjo kommun

    Teknisk service/Plan och Bygg

    kommunen@hjo.se, 0503-350 00. 

    www.hjo.se

     

    Räddningstjänsten Östra Skaraborg (RÖS)

    raddningstjansten@rtos.se, 0500-42 40 40

    www.rtos.se

     

    Kontakt Tillstånd i Samverkan (TIS)

    tillstandsenheten@lidkoping.se, 0510-77 00 00

     

    Polismyndigheten Västra Götaland

    Region Väst, Box 429, 401 26 Göteborg

    registrator.vast@polisen.se

    https://polisen.se/

    https://polisen.se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok/offentlig-tillstallning/

     

    Kontakt Miljösamverkan Östra Skaraborg (MÖS)

    info@miljoskaraborg.se, 0500-41 83 87

    www.miljoskaraborg.se

    https://www.miljoskaraborg.se/livsmedel/